Как работать с заявками

Как посмотреть пользуется ли житель приложением?

Если мобильное приложение Жителя установлено, то в заявке можно отправлять  уточняющие вопросы клиенту или комментарии о выполнении работ на вкладке “С жителем”. Установленное приложение обозначается иконкой: 

Если мобильное приложение Жителя не установлено, то можно проинформировать клиента о возможностях мобильного приложения Жителя и предложить ему начать им пользоваться. Если приложение не установлено, то вы увидите иконку:

Как сменить статус заявки

  1. Откройте заявку в «Диспетчерской»;
  2. В правом верхнем углу нажмите на поле со статусом заявки;
  3. Выберите из списка необходимый статус заявки.

Ниже приведена таблица переходов статусов.

Статусы Новая В работе Закрыта Отложена Отменена
Новая + + + +
В работе + +
Выполнена + +
Закрыта + +
Отложена + + +
Отменена + + + +
Если вы ставите статус «Отменена» или «Закрыта», то в дальнейшем изменить это невозможно.

Как вернуть заявку в работу исполнителю:

Если житель не подтверждает выполнение работ или работы выполнены некачественно:

  1. Откройте заявку
  2. Нажмите на поле со статусом заявки
  3. Выберите из списка необходимый статус заявки «Открыта» 
  4. После изменения статуса зафиксируйте комментарий о причине возврата заявки в работу, это поможет вам вспомнить что было не так.

Заявка будет возвращена в работу тому же исполнителю и ответственному. Также житель в приложении сможет вернуть заявку на доработку, подробнее здесь. При повторном возвращении заявки в статус открыта появится признак “Возвращена”, в скобках будет указано количество возвратов.

Как отложить заявку?

Выполнение заявки можно отложить до конкретной даты например, если нужно включить в план работ на следующий сезон, требуется заказ деталей, ожидается поставка материала. 

При наступлении этой даты заявка автоматически будет возвращена со статусом “Открыта”, чтобы ответственный сотрудник ее снова принял в работу.   

  Как это сделать?

  1. Открыть заявку
  2. Сменить статус заявки на “Отложена”
  3. Указать дату в всплывающем окне “Отложить заявку до” 
  4. Нажать кнопку “Сохранить” 

В заявке в поле статус будет отображено “Отложена до чч.мм.гггг” 

После изменения статуса необходимо указать комментарий по какой причине отложено выполнение работ по заявке.

Заявку можно откладывать неограниченное количество раз. Отложить заявку можно максимально сроком на 1 год. 

Важный момент: все ранее оформленные заявки, которые находятся в статусе "Отложена" сейчас отложены со сроком до 1 сентября 2022 г. и автоматически системой данные заявки 1 сентября будут возвращены в статус "Открыта".

До 1 сентября рекомендуем актуализировать сроки по отложенным заявкам и проставить в заявках верные даты, когда запланировано выполнение работ.  

Как изменить дату, до которой отложена заявка?

  1. Открыть заявку
  2. Нажать кнопку “Редактировать”
  3. Указать новую дату в поле “Отложена до”
  4. Нажать кнопку “Сохранить изменения”

При выгрузке заявок в excel информация по дате, до которой отложена заявка, будет отражена в отдельном столбце.

Как добавить комментарий к заявке

Откройте заявку в разделе «Диспетчерская». В правой части экрана вы увидите специальный блок с комментариями. Введите сюда дополнительную информацию о заявке и нажмите на зеленую стрелочку справа. Нажмите кнопку «Сохранить изменения». Внесенный комментарий будет отражен в блоке «История изменений заявки». Они нужны чтобы отмечать важную информацию по заявке, например «пришел по адресу, на звонки в дверь не реагировали, дверь не открыли».

Подробнее о комментариях здесь.

Как отправить заявку сотруднику

В приложении техника

После нажатия на кнопку «Сохранить изменения», заявка появится в Приложении Техника у выбранных сотрудников автоматически, а также поступит push - уведомление, если оно включено.

В Веб - версии платформы Doma AI

Если по какой-то причине у сотрудника нет Приложения Техника, он может воспользоваться мобильной версией v1.doma.ai. Зайдя в свой личный кабинет, сотрудник увидит все заявки, назначенные на него, с которыми он сможет работать. 

Распечатать или отправить

Также заявку можно распечатать на бумаге, нажав на кнопку “Печать” или отправить заявку сотруднику через мессенджеры или Email.

Внимание! Мессенджер должен быть установлен на компьютере для отправки заявки. Почта сотрудника должна быть добавлена в профиле сотрудника.

Мы вам помогли? Спасибо за обратную связь Произошла какая-то проблема, пожалуйста, попробуйте еще раз