Как добавить контакты жителя в CRM

Зачем добавлять контакты жителей

Чтобы создавать и поддерживать актуальную базу контактов.
Быстро оформлять заявки: не надо повторно вносить информацию.
Обращаться по имени к жителям и повысить их лояльность.

Примечание:

Если жители установят мобильное приложение Doma и отправят там заявку — их контакты автоматически загрузятся в раздел «Жители».
Если удалить контакты из раздела «Жители», то они перестанут автоматически добавляться в заявки. При этом в «Диспетчерской» контакты сохранятся.

Как добавить контакты

Зайдите в раздел «Жители» и нажмите на кнопку «Добавить жителя». Теперь заполните информацию, обязательные поля отмечены * — звёздочкой.

Адрес — выберете его из предложенного списка. Если вариантов слишком много — начните вводить адрес, чтобы найти нужный дом.
Квартира — нажмите на нужный номер в выпадающем списке.
ФИО — начните с фамилии, затем добавьте имя и отчество.
Телефон — сначала укажите страну, для этого нажмите на флаг, по умолчанию в этом поле всегда стоит Россия. Вы можете указать номер мобильного или городского телефона.
Почта — необязательное поле. Заполните его, если собираетесь отправлять жителям письма на электронный адрес.
Роль — С помощью ролей удобно разделять жителей по схожим признакам: например, «Собственник» или «Арендатор». Подробнее о ролях можно прочитать тут.

После этого нажмите на кнопку «Добавить жителя», она находится внизу — всё, контакты есть в CRM. Теперь можно добавить следующего жителя.

Примечание:

Если адрес не появляется, когда вы добавляете контакты, — проверьте, добавлен ли дом в раздел «Дома и участки».
В одну квартиру можно добавить несколько жителей.

Как импортировать информацию о жителях через Excel

Загрузить информацию о жителях можно сразу Excel-списком. Для этого наведите курсор мыши на кнопку «Импорт списка из файла». Там можно скачать пример Excel-файла для заполнения.

В скачанном документе описано, как заполнять столбцы. Ниже мы уточним их заголовки.

Address — адресное поле, обязательно содержит город, улицу и номер дома.
Unit Name — номер квартиры.
Phones — номер телефона. Напишите его так, как указано в примере: с цифры 8, без пробелов и прочих символов.
Full Name — ФИО.
Email — электронная почта жителя, необязательное поле.

Теперь запишите в таблицу информацию о жителе, контакты которого надо загрузить в CRM Дома, и сохраните файл на компьютере.

После этого через окно загрузки выберете документ и нажмите «Открыть». Когда файл загрузится, обновите страницу.

Информация из файла не всегда загружается с первого раза, поэтому после загрузки появится окно, в котором написано, сколько контактов импортировано в CRM.

Если загрузились не все контакты — скачайте незагруженные данные и посмотрите, почему произошла ошибка. Она описана в столбце Errors (в переводе с англ. — ошибка). Когда исправите информацию, загрузите документ повторно.

Виды ошибок

1. Неверный формат номера. В столбце Phones телефонные номера должны начинаться с 8 или с +7, другие форматы не поддерживаются.

2. Неправильный формат ячеек. Номера телефонов надо записывать в общем формате, он включает числовые и текстовые значения. Чтобы выбрать нужный формат ячеек, выделите столбец Phones и щёлкните по нему правой кнопкой.

3. Неправильные заголовки. Названия колонок должны совпадать с шаблоном, который вы скачали.

4. В разделе «Дома» не добавлен дом. Перед тем как загрузить документ, создайте дом и его шахматку.

5. Некорректный адрес. Возможно, в разделе «Дома» неверно указан адрес. Если он корректный, но ошибка появляется — отредактируйте информацию в разделе, чтобы синхронизировать данные.

6. Слишком много строк. За раз можно импортировать до 500 строк. Если их больше — разделите документ на несколько файлов.

7. Неправильно заполнены обязательные столбцы. Отредактируйте информацию и загрузите файл повторно.

8. «Falled to fetch» – ошибка сети во время импорта/кратковременная потеря сети. Проверьте подключение к интернету и попробуйте загрузить файл еще раз.

Информация о жителе

Данные о жителе и его заявках, которая отображается в прямоугольнике справа, появляется, если нажать на строку в разделе «Жители». Тут же можно редактировать телефон, ФИО, адрес электронной почты или полностью удалить контакт.

Если вы удалите жителя — информация о нём, включая отправленные заявки, останется в диспетчерской.

Если нужна помощь технической поддержки, то напишите нам на почту help@doma.ai