Как выставлять счета и принимать платежи за услуги
В CRM-системе Doma.ai вы можете быстро и удобно выставлять счета и принимать платежи от жителей за платные услуги. Рассказали в этой статье о том, как это сделать.
Как быстро выставить счет жителю
- Настройте функционал выставления счетов. Делается это один раз, каждый раз настраивать функционал не придется;
Перейдите в раздел «Счета» и нажмите на кнопку «Выставить счет».
Или добавьте счет к платной заявке;
В окне создания счета:
- Заполните данные плательщика. Это нужно для того, чтобы житель смог оплатить счет в приложении Дома. Вы можете пропустить этот шаг;
- Укажите название услуги, ее количество и стоимость;
- Выберете способ оплаты «Онлайн» и переведите счет в статус «Готов к оплате».
- Нажмите на кнопку «Сохранить».
После этого у жителя появится счет в мобильном приложении.
Вы так же можете отправить ссылку на оплату счета любым удобным способом, например в мессенджере или по эл. почте.
Скопировать ссылку можно сразу после создания заявки. В правом верхнем углу появится уведомление о создании счета вместе со ссылкой на его оплату. Нажмите на «Скопировать ссылку».
Еще скопировать ссылку на оплату можно в карточке счета. Для этого перейдите в раздел «Счета» и выберите нужный счет.
Нажмите на слово «Скопировать» рядом с длинной ссылкой.
Как настроить функционал выставления счетов
- Перейдите в раздел «Маркетплейс» в боковом меню интерфейса платформы. Нажмите кнопку «Перейти к настройке».
- Перед вами откроется окно «Настройка платных услуг», введите туда реквизиты для приема платежей за услуги. Важно: расчетный счет может отличаться от того, куда принимаются оплаты за ЖКУ.
- Нажмите кнопку «Далее».
- В следующем окне укажите адрес электронной почты, куда будет приходить детализация по оплатам.
- Ознакомьтесь и примите правила системы по сбору и распределению платежей в сфере ЖКХ и оферту на присоединение поставщика услуг к правилам.
- Нажмите на кнопку «Принять оферту» и настройка будет завершена.
Также вы можете отключить в мобильном приложении Doma возможность выбора способа оплаты «Наличные». Для этого:
- Перейдите в раздел «Настройки» — «Маркетплейс».
- Выберите окно «Оплата наличными в маркетплейсе».
- Включите ограничение, установив галочку, и нажмите на кнопку «Сохранить».
Готово. Теперь при заказе услуги в приложении, житель не сможет выбрать способ оплаты «Наличные».
Отключение способа оплаты распространяется только на мобильное приложение Doma. Сотрудники организации по-прежнему смогут выбирать способ оплаты в CRM-системе.
Как выставить счет без каталога услуг
- Перейдите в раздел «Счета» и нажмите на кнопку «Выставить счет».
Откроется окно создания счета. Если данные о жителе известны, то заполните следующие данные:
- Адрес;
- Телефон;
- ФИО;
Будьте внимательны при заполнении данных плательщика. Отредактировать эти данные возможно только в статусе счета «Черновик».
- Введите название услуги, ее количество и цену за штуку. Итоговая цена будет рассчитана автоматически.
При выставлении счета должна быть указана точная цена. Неточная цена может быть только у счета в статусе «Черновик».
Если после заполнения данных о плательщике и выбора услуг вы решили изменить адрес и на нем нет выбранных услуг, то они будут удалены из счета автоматически.
Вы также получите уведомление, если цена по выбранному вами новому адресу отличается.
Выберите способ оплаты и укажите статус счета. Независимо от выбранного способа оплаты, житель сможет осуществить онлайн-оплату через приложение, при условии наличия установленного приложения.
После заполнения обязательных данных о плательщике, статус счета можно будет изменить с «Черновик» на «Ожидает оплаты» или «Оплачен», в зависимости от способа оплаты.
- Выберите статус «Ожидает оплаты».
- При онлайн оплате, после введения данных о плательщике, отобразится уведомление с информацией о том, сможет ли житель оплатить счет в мобильном приложении Doma. Если приложение не установлено, то вам нужно отправить ему ссылку на оплату любым удобным способом.
- Эта информация будет также показана в карточке счета после его сохранения.
Для способа оплаты «Наличными» статус «Оплачен» проставляется вручную. Для онлайн оплаты — автоматически.
Если данных о жителе нет, то вы также можете выставить счет и выбрать способ оплаты онлайн или наличными.
При оплате онлайн, ссылку на оплату нужно отправить самостоятельно, любым удобным вам способом.
- На этом этапе вы можете отменить создание счета. Для этого нажмите на одноименную кнопку.
- Для сохранения счета нажмите на кнопку «Сохранить». В правом верхнем углу появится уведомление о создании счета вместе со ссылкой на его оплату. Также счет будет показан в разделе «Счета».
Счет на оплату можно найти по следующим полям:
- По номеру заявки, если заявка привязана к счету.
- Фильтру по дате. Можно выбрать диапазон дат.
- Фильтру по адресу и номеру помещения.
А также можно показать список счетов по способам оплаты и по статусам.
Чтобы отредактировать счет или скопировать ссылку на оплату, перейдите в раздел «Счета» и выберите нужный счет.
Скопировать ссылку на оплату вы можете только если платеж будет производиться онлайн и счет находится в статусе «Ожидает оплаты».
Перейдя по ссылке для оплаты, у пользователя откроется окно, где нужно будет ввести данные банковской карты: номер, срок действия и защитный код.
После успешной оплаты, откроется экран с соответствующим уведомлением, где пользователь сможет скачать чек. Статус счета поменяется на «Оплачен».
Ошибки, которые могут возникнуть при переходе по ссылке на оплату:
Этот счет нельзя оплатить — возникает тогда, когда счет был отменен управляющей компанией.
Счет уже оплачен — возникает тогда, когда оплата по счету уже была произведена.
Также во время оплаты счета, может возникнуть ошибка «Оплата не прошла». В этом случае рекомендуем жителю проверить правильность ввода реквизитов банковской карты и повторить оплату.
Счет можно отредактировать, пока он находится в статусе «Ожидает оплаты. Для этого в карточке счета нажмите кнопку «Редактировать». Вы можете изменить список услуг и цену, а также поменять статус счета.
Статусы «Отменен» и «Оплачен» финальные. После того, как счет получает этот статус, внести изменения не получится.
В онлайн счете статус «Оплачен» будет присвоен автоматически, после того как житель оплатит счет. Деньги на счет управляющей компании поступят в течение суток.
В счете на оплату наличными — статус платежа вам нужно поменять самостоятельно, после фактически произведенного платежа.
К счету может быть привязана заявка. Информация об этом будет отображаться в карточке счета. Подробнее о создании платных заявок читайте в разделе «Создание платных заявок».
Как создать платную заявку
Платную заявку может создать, как житель из мобильного приложения, так и сотрудники управляющей компании. Чтобы создать заявку из CRM:
- Нажмите на кнопку «Создать обращение» в левом верхнем углу бокового меню.
- Откроется новое окно, в котором нужно заполнить все поля. Подробнее о создании заявки вы можете прочитать в этой статье.
- Укажите тип заявки «Платная».
- Нажмите на кнопку «Добавить счет» и добавьте счет по инструкции, описанной выше.
- Счетов можно добавить несколько, для этого нажмите на «Добавить счет».
- Для удаления счета из заявки нажмите на него и в появившемся окне нажмите на кнопку «Удалить».
- Укажите срок выполнения заявки, а также назначьте ответственного и исполнителя, после нажмите «Создать заявку».
- В разделе «Заявки» появится платная заявка. Перейдя в нее, вы сможете посмотреть услуги и счет.
- Любое поле заявки можно отредактировать. Для этого:
- Откройте заявку в разделе «Заявки».
- Нажмите «Редактировать».
- Внесите изменения.
- Нажмите «Сохранить изменения».
Как посмотреть оплаты
Ознакомиться с оплатами можно в разделе «Оплаты онлайн». У них может быть два статуса:
- «В обработке» — обычно обработка платежа занимает один день. Статус изменится, когда деньги поступят на счёт.
- «Завершен» — платеж успешно обработан и зачислен на счет управляющей организации.
Позднее будет реализован поиск оплат по следующим полям:
- Номеру заявки, если заявка привязана к счету.
- Фильтру по дате. Можно выбрать диапазон дат.
А также отобразить список оплат только в статусе «Завершен».
По каждой оплате можно будет посмотреть и скачать чек. Для этого нужно нажать на ссылку в столбце «Транзакции» и чек откроется в соседней вкладке.
Как работать с платными заявками, а также как совершить оплату по qr-коду, в приложении Мастер Doma
Сотрудники смогут работать с платными заявками в приложении Мастер Doma.
В самой заявке отображаются состав услуг, счет на оплату, ссылка для оплаты, а также qr-код для удобной оплаты.
Если счет оплачен, то эта информация тоже будет показана в заявке.
Работа с платными заявками идентична работе с обычными. Подробнее о том, как создавать и редактировать заявки в приложении Мастер Doma, вы можете прочитать в этой статье.