Как выставлять счета и принимать платежи за услуги

В CRM-системе Doma.ai вы можете быстро и удобно выставлять счета и принимать платежи от жителей за платные услуги. Рассказали в этой статье о том, как это сделать.

Как быстро выставить счет жителю

1. Настройте функционал выставления счетов. Делается это один раз, каждый раз настраивать функционал не придется;

2. Перейдите в раздел «Счета» и нажмите на кнопку «Выставить счет».

   

   Или добавьте счет к платной заявке;

3. В окне создания счета:

   - Заполните данные плательщика. Это нужно для того, чтобы житель смог оплатить счет в приложении Дома. Вы можете пропустить этот шаг;

   

   - Укажите название услуги, ее количество и стоимость;

   - Выберете способ оплаты «Онлайн» и переведите счет в статус «Готов к оплате».

   

4. Нажмите на кнопку «Сохранить».

После этого у жителя появится счет в мобильном приложении.

Вы так же можете отправить ссылку на оплату счета любым удобным способом, например в мессенджере или по эл. почте. 

Скопировать ссылку можно сразу после создания заявки. В правом верхнем углу появится уведомление о создании счета вместе со ссылкой на его оплату. Нажмите на «Скопировать ссылку».

Еще скопировать ссылку на оплату можно в карточке счета. Для этого перейдите в раздел «Счета» и выберите нужный счет.

Нажмите на слово «Скопировать» рядом с длинной ссылкой. 

Как настроить функционал выставления счетов

1. Перейдите в раздел «Маркетплейс» в боковом меню интерфейса платформы. Нажмите кнопку «Перейти к настройке».

2. Перед вами откроется окно «Настройка платных услуг», введите туда реквизиты для приема платежей за услуги. Важно: расчетный счет может отличаться от того, куда принимаются оплаты за ЖКУ.
3. Нажмите кнопку «Далее».

4. В следующем окне укажите адрес электронной почты, куда будет приходить детализация по оплатам.
5. Ознакомьтесь и примите правила системы по сбору и распределению платежей в сфере ЖКХ и оферту на присоединение поставщика услуг к правилам.

6. Нажмите на кнопку «Принять оферту» и настройка будет завершена.

Также вы можете отключить в мобильном приложении Doma возможность выбора способа оплаты «Наличные». Для этого:

• Перейдите в раздел «Настройки» — «Маркетплейс».

• Выберите окно «Оплата наличными в маркетплейсе».

• Включите ограничение, установив галочку, и нажмите на кнопку «Сохранить».

Готово. Теперь при заказе услуги в приложении, житель не сможет выбрать способ оплаты «Наличные».

Отключение способа оплаты распространяется только на мобильное приложение Doma. Сотрудники организации по-прежнему смогут выбирать способ оплаты в CRM-системе.

Как выставить счет без каталога услуг

1. Перейдите в раздел «Счета» и нажмите на кнопку «Выставить счет».

2. Откроется окно создания счета. Если данные о жителе известны, то заполните следующие данные:

   - Адрес;

   - Телефон;

   - ФИО;

Будьте внимательны при заполнении данных плательщика. Отредактировать эти данные возможно только в статусе счета «Черновик».

3. Введите название услуги, ее количество и цену за штуку. Итоговая цена будет рассчитана автоматически.

При выставлении счета должна быть указана точная цена. Неточная цена может быть только у счета в статусе «Черновик».

Если после заполнения данных о плательщике и выбора услуг вы решили изменить адрес и на нем нет выбранных услуг, то они будут удалены из счета автоматически.

Вы также получите уведомление, если цена по выбранному вами новому адресу отличается.

4. Выберите способ оплаты и укажите статус счета. Независимо от выбранного способа оплаты, житель сможет осуществить онлайн-оплату через приложение, при условии наличия установленного приложения.

   После заполнения обязательных данных о плательщике, статус счета можно будет изменить с «Черновик» на «Ожидает оплаты» или «Оплачен», в зависимости от способа оплаты.

5. Выберите статус «Ожидает оплаты».

6. При онлайн оплате, после введения данных о плательщике, отобразится уведомление с информацией о том, сможет ли житель оплатить счет в мобильном приложении Doma. Если приложение не установлено, то вам нужно отправить ему ссылку на оплату любым удобным способом. 

7. Эта информация будет также показана в карточке счета после его сохранения. 

Для способа оплаты «Наличными» статус «Оплачен» проставляется вручную. Для онлайн оплаты — автоматически.

Если данных о жителе нет, то вы также можете выставить счет и выбрать способ оплаты онлайн или наличными.

При оплате онлайн, ссылку на оплату нужно отправить самостоятельно, любым удобным вам способом.

8. На этом этапе вы можете отменить создание счета. Для этого нажмите на одноименную кнопку.

9. Для сохранения счета нажмите на кнопку «Сохранить». В правом верхнем углу появится уведомление о создании счета вместе со ссылкой на его оплату. Также счет будет показан в разделе «Счета».

Счет на оплату можно найти по следующим полям:

- По номеру заявки, если заявка привязана к счету.

- Фильтру по дате. Можно выбрать диапазон дат.

- Фильтру по адресу и номеру помещения.

А также можно показать список счетов по способам оплаты и по статусам.

Чтобы отредактировать счет или скопировать ссылку на оплату, перейдите в раздел «Счета» и выберите нужный счет.

Скопировать ссылку на оплату вы можете только если платеж будет производиться онлайн и счет находится в статусе «Ожидает оплаты».

Перейдя по ссылке для оплаты, у пользователя откроется окно, где нужно будет ввести данные банковской карты: номер, срок действия и защитный код.

После успешной оплаты, откроется экран с соответствующим уведомлением, где пользователь сможет скачать чек. Статус счета поменяется на «Оплачен».

Ошибки, которые могут возникнуть при переходе по ссылке на оплату:

Этот счет нельзя оплатить — возникает тогда, когда счет был отменен управляющей компанией.

Счет уже оплачен — возникает тогда, когда оплата по счету уже была произведена.

Также во время оплаты счета, может возникнуть ошибка «Оплата не прошла». В этом случае рекомендуем жителю проверить правильность ввода реквизитов банковской карты и повторить оплату. 

Счет можно отредактировать, пока он находится в статусе «Ожидает оплаты. Для этого в карточке счета нажмите кнопку «Редактировать». Вы можете изменить список услуг и цену, а также поменять статус счета.

Статусы «Отменен» и «Оплачен» финальные. После того, как счет получает этот статус, внести изменения не получится.

В онлайн счете статус «Оплачен» будет присвоен автоматически, после того как житель оплатит счет. Деньги на счет управляющей компании поступят в течение суток.

В счете на оплату наличными — статус платежа вам нужно поменять самостоятельно, после фактически произведенного платежа. 

К счету может быть привязана заявка. Информация об этом будет отображаться в карточке счета. Подробнее о создании платных заявок читайте в разделе «Создание платных заявок».

Как создать платную заявку

Платную заявку может создать, как житель из мобильного приложения, так и сотрудники управляющей компании. Чтобы создать заявку из CRM:

1. Нажмите на кнопку «Создать обращение» в левом верхнем углу бокового меню.
2. Откроется новое окно, в котором нужно заполнить все поля. Подробнее о создании заявки вы можете прочитать в этой статье.

3. Укажите тип заявки «Платная».
4. Нажмите на кнопку «Добавить счет» и добавьте счет по инструкции, описанной выше.

5. Счетов можно добавить несколько, для этого нажмите на «Добавить счет».

6. Для удаления счета из заявки нажмите на него и в появившемся окне нажмите на кнопку «Удалить».
7. Укажите срок выполнения заявки, а также назначьте ответственного и исполнителя, после нажмите «Создать заявку».
8. В разделе «Заявки» появится платная заявка. Перейдя в нее, вы сможете посмотреть услуги и счет. 
9. Любое поле заявки можно отредактировать. Для этого:

• Откройте заявку в разделе «Заявки».
• Нажмите «Редактировать».
• Внесите изменения.
• Нажмите «Сохранить изменения».

Как посмотреть оплаты

Ознакомиться с оплатами можно в разделе «Оплаты онлайн». У них может быть два статуса:

• «В обработке» — обычно обработка платежа занимает один день. Статус изменится, когда деньги поступят на счёт.
• «Завершен» — платеж успешно обработан и зачислен на счет управляющей организации.

Позднее будет реализован поиск оплат по следующим полям:

• Номеру заявки, если заявка привязана к счету.
• Фильтру по дате. Можно выбрать диапазон дат.

А также отобразить список оплат только в статусе «Завершен».

По каждой оплате можно будет посмотреть и скачать чек. Для этого нужно нажать на ссылку в столбце «Транзакции» и чек откроется в соседней вкладке. 

Как работать с платными заявками, а также как совершить оплату по qr-коду, в приложении Мастер Doma

Сотрудники смогут работать с платными заявками в приложении Мастер Doma.

В самой заявке отображаются состав услуг, счет на оплату, ссылка для оплаты, а также qr-код для удобной оплаты.

Если счет оплачен, то эта информация тоже будет показана в заявке. 

Работа с платными заявками идентична работе с обычными. Подробнее о том, как создавать и редактировать заявки в приложении Мастер Doma, вы можете прочитать в этой статье.