Как создать заявку

Заявка — это обращение жителя многоквартирного дома о неисправности, зафиксированное диспетчером. Последний принимает заявку по телефону и сразу вводит ее в Дома́.

Как создать заявку

1. Нажмите кнопку в левом верхнем углу «+ Обращение жителя», в выпадающем списке выберите «Создать обращение».

   

2. Укажите источник, откуда поступила заявка:

• Эл. почта (e-mail)
• Приложение жителя
• Государственный портал
• Звонок
• Визит в офис
• ПК сайт
• Мессенджеры (tg, whatsapp, viber,..)
• ЛК приложение сотрудника
• Импорт

3. Заполните поля: адрес и номер помещения.

Подъезд и этаж определяются по шахматке и будут заполнены автоматически. 

4. Если заявка пришла от жителя и его контакт уже есть в разделе «Жители», то выберите жителя из списка.

Если заявка пришла от жителя и его контакта нет в разделе «Жители», то добавьте контакт. Для этого нажмите на «+Новый контакт» и заполните поля: Телефон и ФИО.

Также заявка может прийти не от жителя дома. В этом случае укажите это, заполнив телефон и ФИО в разделе «Заявка не от жителя».

Такие заявки на устранение проблем в доме могут подавать как сотрудники управляющей компании, так и посторонние лица. Эти заявки будут отображаться в разделе «Заявки», что поможет быстрее решить возникшую ситуацию, однако они не будут привязаны к конкретному жителю.

5. Добавьте описание проблемы и прикрепите файл, при необходимости.

   

6. Заполните «Классификатор». Выберите соответствующую проблеме жителя тематику. 

Если вы уже заполнили поле «Проблема», алгоритм предложит автоматическое заполнение этих полей, подробнее об автозаполнении классификатора вы можете прочитать в статье «Классификатор заявок».

7. Выберите тип заявки:

Аварийная — критичная проблема, которая относится к аварийным в соответствии действующим законодательством.

Платная — коммерческая заявка, которая по умолчанию не входит в перечень услуг, но организация готова выполнить их за дополнительную оплату. В платную заявку вы можете добавить счет, подробнее о том, как это сделать, читайте в статье «Маркетплейс». 

Гарантийная — работы по заявке выполняются в рамках гарантийных обязательств и в течение установленного срока.

8. Укажите срок выполнения заявки. По умолчанию срок выполнения по аварийным заявкам составляет +1 день, по обычным — +5 дней, по платным — +5 дней с даты создания. Его можно настроить, подробнее об этом читайте в статье «Сроки в заявках».

9. Ответственный и исполнитель по заявке будут заполнены автоматически исходя из областей видимости, в которые добавлен дом. Также учитывается классификатор и соответственно специализация сотрудника.

Исполнитель — сотрудник, который будет выполнять работы по заявке.

Ответственный -— сотрудник, который отвечает за качество выполненных работ.

10. Сделайте вашу работу прозрачнее для жителей — покажите созданные заявки по квартире в приложении. Каждая из созданных диспетчером заявок автоматически отображается в приложении Doma. Если отображение нужно скрыть — уберите галочку внизу заявки.

    

Если житель ранее не пользовался мобильным приложением Doma, то после создания заявки в разделе «Заявки» он получит SMS-уведомление о возможности просматривать заявку и отслеживать статус ее выполнения.

Текст SMS-уведомления: «Следите за вашей заявкой в приложении Doma (ссылка для скачивания приложения в App Store или Google Play)». Уведомление будет поступать клиенту не более одного раза в сутки.

11. Нажмите на кнопку «Создать заявку».
12. Готово. Заявка создана и будет отображаться в разделе «Заявки».

После создания заявки вы сможете сформировать акт выполненных работных на основе данных по обращению. Как это сделать подробнее рассказали в статье «Как сформировать акт по заявке».

Как создать заявку на подъезд

Такие заявки на устранение проблем в доме могут подавать как сотрудники управляющей компании, так и посторонние лица. Эти заявки будут отображаться в разделе «Заявки», что поможет быстрее решить возникшую ситуацию, однако они не будут привязаны к конкретному жителю.

Создание заявки на подъезд актуально, если:

• Выполнение работ по заявке относится к местам общего пользования и не относится к собственности жителя;
• Работы нужно выполнить в подъезде на конкретном этаже (также дополнительно можно указать номер этажа).

Заявка, оформленная на подъезд, не будет отображена в мобильном приложении жителя. 

Чтобы создать заявку на подъезд:

1. Нажмите кнопку в левом верхнем углу «+ Обращение жителя», в выпадающем списке выберите «Создать обращение».

2. Укажите источник, откуда поступила заявка.

3. Укажите номер подъезда. 

4. При необходимости, укажите контактные данные заявителя в разделе «Заявка не от жителя».

5. Добавьте описание проблемы и прикрепите файл, при необходимости.

6. Заполните «Классификатор». Выберите соответствующую проблеме жителя тематику. 

Если вы уже заполнили поле «Проблема», алгоритм предложит автоматическое заполнение этих полей, подробнее об автозаполнении классификатора вы можете прочитать в статье «Классификатор заявок».

7. Выберите тип заявки:

Аварийная — критичная проблема, которая относится к аварийным в соответствии действующим законодательством.

Платная — коммерческая заявка, которая по умолчанию не входит в перечень услуг, но организация готова выполнить их за дополнительную оплату. В платную заявку вы можете добавить счет, подробнее о том, как это сделать, читайте в статье «Маркетплейс». 

Гарантийная — работы по заявке выполняются в рамках гарантийных обязательств и в течение установленного срока.

8. Укажите срок выполнения заявки. По умолчанию срок выполнения по аварийным заявкам составляет +1 день, по обычным — +5 дней, по платным — +5 дней с даты создания. Его можно настроить, подробнее об этом читайте в статье «Сроки в заявках».

9. Ответственный и исполнитель по заявке будут заполнены автоматически исходя из областей видимости, в которые добавлен дом. Также учитывается классификатор и соответственно специализация сотрудника.

Исполнитель — сотрудник, который будет выполнять работы по заявке.

Ответственный — сотрудник, который отвечает за качество выполненных работ.

11. Нажмите на кнопку «Создать заявку».
12. Готово. Заявка создана и будет отображаться в разделе «Заявки».

В каком случае приходит SMS о создании заявки?

1. Если житель не зарегистрирован в мобильном приложении Doma под номером и по адресу, которые указаны при создании заявки в разделе «Заявки».
2. Если при создании заявки проставлена галочка «Отображать заявку в моб. приложении жителя».

Если вы хотите отключить/включить такие оповещения, напишите на почту технической поддержки help@doma.ai.

Как отредактировать заявку?

Любое поле заявки можно отредактировать. Для этого:

• Откройте заявку в разделе «Заявки».
• Нажмите «Редактировать».
• Внесите изменения.
• Нажмите «Сохранить изменения».
• Любые изменения полей будут отражены в блоке «История изменений заявки».

Подробнее о том, как работать с заявками, можно прочитать в статье «Как работать с заявкой».