Как создать заявку
Заявка — это обращение жителя многоквартирного дома о неисправности, зафиксированное диспетчером. Последний принимает заявку по телефону и сразу вводит ее в Дома́.
Как создать заявку
Нажмите кнопку в левом верхнем углу "Создать обращение". Откроется новое окно: в нем нужно заполнить все поля и поделиться информацией о неисправности.
Важно: заявку можно добавить только в том случае, если дома уже существуют в системе. Справочник с домами составлен из той информации, которую вы уже загрузили в систему.
1. Заполните поля:
- источник заявки — как житель передал вам информацию: по телефону, лично, по почте или через государственный портал;
- адрес: город, улица, дом, корпус — выберете из уже добавленных в систему домов;
- квартира — список квартир формируется на основе информации о доме (шахматки);
- фамилия, имя, отчество — подтягиваются автоматически, если в квартиру добавлен житель;
- номер телефона клиента;
- описание проблемы.
2. Добавьте файл/фото, если это необходимо (размер — не более 20 МБ).
3. Заполните «Классификатор»: выберите соответствующую проблеме жителя тематику. Если вы уже заполнили поле «Проблема», алгоритм предложит автоматическое заполнение этих полей, подробнее здесь.
Какой тип заявки выбрать?
- «Аварийная» — критичная проблема, которая относится к аварийным в соответствии действующим законодательством;
- «Платная» — коммерческая заявка, которая по умолчанию не входит в перечень услуг, но организация готова выполнить их за дополнительную оплату;
- «Гарантийная» — работы по заявке выполняются в рамках гарантийных обязательств и в течение установленного срока.
Как указать срок выполнения заявки и назначить ответственных
Укажите, в какой срок необходимо выполнить работы по заявке. В дальнейшем просроченные заявки можно отслеживать в «Диспетчерской». По умолчанию срок во всех заявках составляет восемь дней. По нашим оценкам, это среднее время выполнения.
Выберите ответственных лиц из сотрудников управляющей компании:
- Исполнитель — сотрудник, который будет выполнять работы по заявке.
- Ответственный -— сотрудник, который отвечает за качество выполненных работ.
Как уведомить жителя о создании заявки
Сделайте вашу работу прозрачнее для жителей — покажите созданные заявки по квартире в приложении. Каждая из созданных диспетчером заявок автоматически отображается в приложении Doma. Если отображение нужно скрыть, уберите галочку внизу заявки:
Если житель ранее не пользовался мобильным приложением Doma, то после создания заявки в «Диспетчерской» он получит SMS-уведомление о возможности просматривать заявку и отслеживать статус ее выполнения.
Текст SMS-уведомления: «Следите за вашей заявкой в приложении Doma (ссылка для скачивания приложения в App Store или Google Play)».Уведомление будет поступать клиенту не более одного раза в сутки.
В каком случае приходит SMS?
- Если житель не зарегистрирован в мобильном приложении Doma под номером и по адресу, которые указаны при создании заявки в «Диспетчерской».
- Если при создании заявки проставлена галочка «Отображать заявку в моб. приложении жителя».
Если вы хотите отключить/включить такие оповещения, сообщите в службу поддержки.
Как отредактировать заявку
Любое поле заявки можно отредактировать. Для этого:
- Откройте заявку в «Диспетчерской».
- Нажмите «Редактировать».
- Внесите изменения.
- Нажмите «Сохранить изменения».
Любые изменения полей будут отражены в блоке «История изменений заявки».
Подробнее о том, как работать с заявками, можно прочитать в этой статье.