Как создать заявку

Заявка — это обращение жителя многоквартирного дома о неисправности, зафиксированное диспетчером. Последний принимает заявку по телефону и сразу вводит ее в Дома́.

Как создать заявку

Нажмите кнопку в левом верхнем углу «+ Обращение жителя», в выпадающем списке выберите «Создать обращение». В открывшемся окне заполните все поля и поделитесь информацией о неисправности.

Заявку можно добавить только в том случае, если дома уже существуют в системе. Справочник с домами составлен из той информации, которую вы уже загрузили в систему.

1. Заполните поля:

• источник заявки — как житель передал вам информацию: по телефону, лично, по почте или через государственный портал;
• адрес: город, улица, дом, корпус — выберете из уже добавленных в систему домов;
• квартира — список квартир формируется на основе информации о доме (шахматки);
• фамилия, имя, отчество — подтягиваются автоматически, если в квартиру добавлен житель;
• номер телефона клиента;
• описание проблемы.

2. Добавьте файл/фото, если это необходимо (размер — не более 20 МБ).

3. Заполните «Классификатор»: выберите соответствующую проблеме жителя тематику. Если вы уже заполнили поле «Проблема», алгоритм предложит автоматическое заполнение этих полей, подробнее здесь.

Какой тип заявки выбрать?

• «Аварийная» — критичная проблема, которая относится к аварийным в соответствии действующим законодательством;
• «Платная» — коммерческая заявка, которая по умолчанию не входит в перечень услуг, но организация готова выполнить их за дополнительную оплату;
• «Гарантийная» — работы по заявке выполняются в рамках гарантийных обязательств и в течение установленного срока.

Как указать срок выполнения заявки и назначить ответственных

Укажите, в какой срок необходимо выполнить работы по заявке. В дальнейшем просроченные заявки можно отслеживать в «Диспетчерской». По умолчанию срок во всех заявках составляет восемь дней. По нашим оценкам, это среднее время выполнения.

Выберите ответственных лиц из сотрудников управляющей компании:

1. Исполнитель — сотрудник, который будет выполнять работы по заявке.
2. Ответственный -— сотрудник, который отвечает за качество выполненных работ.

Как уведомить жителя о создании заявки

Сделайте вашу работу прозрачнее для жителей — покажите созданные заявки по квартире в приложении. Каждая из созданных диспетчером заявок автоматически отображается в приложении Doma. Если отображение нужно скрыть, уберите галочку внизу заявки:

Если житель ранее не пользовался мобильным приложением Doma, то после создания заявки в «Диспетчерской» он получит SMS-уведомление о возможности просматривать заявку и отслеживать статус ее выполнения.

Текст SMS-уведомления: «Следите за вашей заявкой в приложении Doma (ссылка для скачивания приложения в App Store или Google Play)».Уведомление будет поступать клиенту не более одного раза в сутки.

В каком случае приходит SMS?

1. Если житель не зарегистрирован в мобильном приложении Doma под номером и по адресу, которые указаны при создании заявки в «Диспетчерской».
2. Если при создании заявки проставлена галочка «Отображать заявку в моб. приложении жителя».

Если вы хотите отключить/включить такие оповещения, сообщите в службу поддержки.

Как отредактировать заявку

Любое поле заявки можно отредактировать. Для этого:

1. Откройте заявку в «Диспетчерской».
2. Нажмите «Редактировать».
3. Внесите изменения.
4. Нажмите «Сохранить изменения».

Любые изменения полей будут отражены в блоке «История изменений заявки».

Подробнее о том, как работать с заявками, можно прочитать в этой статье.