Функции журнала отключений

Отключением называют массовое ограничение в подаче ресурса: например, электричества, воды или газа.

Сейчас работа с отключениями ведется разными способами и в разных источниках: ваши сотрудники фиксируют информацию на бумажных носителях, используют Excel, хранят данные в почте. При таком подходе заинтересованные лица не могут быстро получить информацию об отключениях на объектах в режиме онлайн. Например, управляющий, главный инженер, клиентские менеджеры, диспетчеры и другие сотрудники. В итоге сотрудники управляющей организации вынуждены тратить время на поиск информации в сторонних источниках, создание дублирующих заявок и работу с ними.

Теперь с отключениями можно работать на платформе Doma.ai — с помощью «Журнала отключений». Сервис поможет:

  1. Фиксировать и хранить информацию об отключениях в едином источнике — на платформе.
  2. Оперативно искать отключения по объекту для перерасчета или передачи данных контролирующим органам.
  3. Предоставить оперативный доступ всем заинтересованным участникам процесса (диспетчер/управляющий, директор/главный инженер и другие сотрудники).
  4. Сократить дублирующие заявки на платформе при наличии отключения.

Отключения бывают:

  • плановыми — отключение ресурса согласовано со стороны УК или ресурсоснабжающих организаций;
  • внеплановыми (аварийными) — отключение происходит в связи с аварийной ситуацией на объекте или инженерных сетях, магистралях.

Где находится «Журнал отключений»

В одноименной вкладке. Чтобы открыть «Журнал отключений», нажмите на соответствующую надпись и соответствующую иконку слева на панели управления:

Как создать запись об отключении

  1. Для создания нового отключения нажмите Добавить запись.
  2. Откроется карточка отключения, в которой необходимо заполнить поля. Они могут быть обязательными для заполнения (отмечены красной звездочкой) и необязательными.

  • Адреса — обязательное поле. Выбираем один или несколько адресов из списка. Адреса относятся к одной управляющей организации. Можно выбрать все адреса, поставив галочку около «Выбрать все».
  • Начало работ — обязательное поле. Указываем дату и время, с которого будет отключен ресурс.

Дату и время можно указать раньше или позже текущих. Если нажать «Сейчас» в левом нижнем углу окна, выставляются текущие дата и время. После выбора нужно нажать «ОК».

  • Завершение работ — необязательное поле для заполнения. Укажите дату и время, если известен срок, до которого будет отключен ресурс. Дата и время завершения работ не могут быть раньше начала отключения. Отключение будет актуальным, пока не будет проставлен срок завершения работ. После выбора нажмите «ОК».
  • Категория — обязательное поле. Выбор этого параметра влияет на отображение отключения при заведении заявки с классификатором «Тип работ» (рассмотрим это подробнее в пункте «Отключения при создании заявки»). Можно выбрать один или несколько параметров из ниспадающего списка, например, «Вода», «Отопление», «Канализация».
  • Проблема — необязательное поле. Выбор этого параметра влияет на отображение отключения при заведении заявки с классификатором «В чем проблема» (рассмотрим это в пункте Отключения при создании заявки). Можно выбрать один или несколько параметров из ниспадающего списка: он будет подгружен в зависимости от выбранного типа работ.
  • Тип работ(Отсутствует/Аварийный/Плановый) — Необязательное поле. Можно поставить галочку в любой чек-бокс. Множественного выбора нет.
  • Что случилось — обязательное поле. В нем описывается отключение и его причина. Максимальное количество символов — 500.
  • Что сказать жителю — необязательное поле. Это информация, которую сотрудники управляющей организации должны озвучивать жителям при звонке или визите. Максимальное количество символов — 500.

3. Нажимаем «Сохранить».

В созданном отключении, помимо заполненных полей, появятся:

  • номер отключения;
  • дата создания;
  • автор;
  • статус.

Как посмотреть записи об отключениях

На главной странице «Журнала отключений» отображается список созданных отключений со следующей информацией:

  • номер;
  • адрес;
  • классификатор;
  • описание;
  • статус;
  • начало работ;
  • завершение работ;

У отключения может быть один из двух статусов:

  • актуально;
  • неактуально.

Отключение имеет статус «Актуально», если у записи не проставлен срок завершения или она не переведена в статус «Неактуально». Перевести запись в статус «Неактуально» можно только вручную.

Если срок отключения истек и не успели перевести в статус «Неактуально», рядом с датой будет метка «Просрочено».

У всех актуальных отключений, до закрытия которых остается менее суток, будет стоять метка «Осталось ЧЧ:ММ». Эти метки нужны, чтобы обратить внимание сотрудников, работающих с отключениями, на необходимость предпринять какие-либо действия: например, уточнить информацию по актуальности отключения, продлить время или перевести отключение в статус «Неактуально».

В «Журнале отключений» сами отключения сортируются следующим образом:

  1. Все актуальные отключения с просроченными датами закрытия;
  2. Актуальные отключения до срока закрытия которых остается меньше суток;
  3. Все актуальные отключения с бóльшим сроком закрытия;
  4. Неактуальные отключения.

Для просмотра информации по конкретному отключению необходимо нажать на строку с этим отключением.

Как найти отключение

Найти отключения можно по адресу, используя поле «Поиск по адресу»:

Поиск по номеру, описанию, статусу, началу и завершению работ производим через фильтр в строке с заголовками.

Поиск по статусу можно производить, поставив отметки напротив Актуальные/Неактуальные.

Как выгрузить отключения

Для выгрузки всех отключений или отключений с установленными фильтрами используем кнопку «Выгрузить в Excel» на главной странице отключений.

Как отредактировать запись об отключении

  1. На главной странице «Журнала отключений» нажимаем на строку с нужным отключением.
  2. В открывшейся карточке нажимаем «Редактировать».

  1. Отредактировать можно любое поле, кроме «Номера», «Автора», «Даты создания».

Информация о редактировании сохранится в истории изменений карточки отключения.

В истории изменений карточки не сохраняется информация об изменении адреса и классификатора.

Как сделать отключение неактуальным

  1. На главной странице «Журнала отключений» нажимаем на строку с нужным отключением.
  2. В открывшейся карточке нажимаем «Больше не актуально».
  3. Выбираем дату и время окончания работ. Они могут быть раньше или позже текущих, но не раньше начала отключения. Если нажать в левом нижнем углу окна «Сейчас», выставляются текущие данные.

  1. После выбора нажимаем «ОК».
  2. Нажимаем «Все верно».

Статус отключения изменился на «Неактуально».

Как перевести отключение из статуса «Неактуально» в «Актуально»

  1. На главной странице «Журнала отключений» нажимаем на строку с нужным отключением.
  2. В открывшейся карточке нажимаем «Сделать актуальным».

  1. Выбираем дату и время окончания работ. Они могут быть раньше или позже текущих, но не раньше начала отключения. Если нажать в левом нижнем углу окна «Сейчас», выставятся текущие данные.
  2. После выбора нажимаем «ОК».
  3. Нажимаем «Все верно».

Отключение перешло в статус «Актуально».

Отключения при создании заявки

При создании заявки и выборе адреса отключения по этому адресу отобразятся в карточке заявки, в ленте справа:

  • все актуальные отключения по дате начала работ (сверху вниз: по возрастанию даты, например 13.02, 14.02,15.02);
  • три неактуальных отключения по дате окончания работ (например, 13.02, 12.02, 11.02)

Как только в заявке будет проставлен классификатор второго и/или третьего уровней («Тип работ» и «В чем проблема»), справа в ленте отобразятся только подходящие по классификатору отключения.

Пример 1:

При создании отключения мы выбрали «Тип работ» — «Вода», а поле «В чем проблема» не заполнили.

При создании заявки с типом работ «Вода», независимо от значения полей «Место проблемы» и «В чем проблема» (1 и 3 уровня классификатора), отключение отобразится.

Пример 2:

При создании отключения мы выбрали «Тип работ» — «Вода», а в поле «В чем проблема» написали «Нет горячей воды».

При создании заявки с типом работ «Вода» — «Нет горячей воды», независимо от значения поля «Место проблемы» (1 уровня классификатора), отключение отобразится.

При создании заявки с типом работ «Вода», поле «В чем проблема» — «Нет холодной воды» отключение не отобразится.

В ленте отключений содержится информация по отключению: описание отключения, дата начала и завершения работ.

Чтобы посмотреть полную информацию об отключении, нажмите «Подробнее». Откроется карточка отключения:

Отключения в карточке созданной заявки

В карточке заявки отобразятся отключения, совпадающие по адресу, типу работу и проблеме (2 и 3 уровню классификаторов):

  • все актуальные отключения по дате начала работ (сверху вниз: по возрастанию даты, например 13.02, 14.02,15.02);
  • три неактуальных по дате окончания работ (например, 13.02, 12.02, 11.02).

Лента отключений находится под полем «Ответственный» над «Историей изменения заявки»:

Чтобы посмотреть полную информацию об отключении, нажмите «Подробнее».

Отключения в карточке контакта

В карточке контакта отключения по выбранному адресу отобразятся в ленте под ФИО контакта:

  • все актуальные отключения по дате начала работ (сверху вниз: по возрастанию даты, например 13.02, 14.02,15.02);
  • три неактуальных по дате окончания работ (например, 13.02, 12.02, 11.02)

В ленте отключений содержится информация по отключению: описание, дата начала и дата завершения работ.

Чтобы посмотреть полную информацию об отключении, нажмите «Подробнее».
Мы вам помогли? Спасибо за обратную связь Произошла какая-то проблема, пожалуйста, попробуйте еще раз