Пропуска

Пропуска — это новый сервис, предназначенный для управления разовыми пропусками на объекты с закрытой территорией. Разовый пропуск действует только на дату, указанную при его оформлении.

В этой статье мы подробно расскажем о процедуре подключения и настройки сервиса на платформе Doma.ai, а также о том, как использовать его в работе.

Как подключить сервис

Подключить сервис могут только сотрудники с ролью «Администратор».

В меню слева нажмите «Сервисы».
Выберите сервис «Пропуска».
Нажмите на кнопку «Подключить».

Как настроить сервис

Настроить сервис могут сотрудники с ролями: «Администратор», «Управляющий» и «Диспетчер».

После настройки сервиса на платформе, он появится у жителей в мобильном приложении в течение одного-двух часов.

Изменения в текущих настройках тоже проходят в течение одного - двух часов.

В меню слева нажмите «Пропуска» — появится карточка настройки.

Заполните поля (все поля являются обязательными для заполнения).

Адреса — можно выбрать один адрес и задать для него свои настройки; можно выбрать все адреса с одинаковыми настройками.
Кто может оформить пропуск — выберите, какие жители смогут оформлять пропуск в мобильном приложении: любой житель или верифицированный.
Виды пропусков — выберите, какие виды пропусков могут быть на объекте: на транспорт, на человека, оба варианта.

Нажмите «Сохранить».

После первой настройки в сервисе «Пропуска» появится раздел «Настроенные пропуска». Справа от названия появится переключатель: Заказанные пропуска/Настроенные пропуска.

В разделе «Настроенные пропуска» можно:

добавить новый адрес;
отредактировать ранее созданные настройки;
удалить адрес из сервиса пропусков.

Чтобы отредактировать ранее созданные настройки или удалить адрес из сервиса пропусков:

нажмите на запись;
в карточке настроек выберите необходимое действие и нажмите на кнопку.

Кто может работать с пропусками в разделе «Пропуска» на платформе

Работать с пропусками в разделе «Пропуска» на платформе могут сотрудники со следующими ролями:

администратор;
диспетчер;
управляющий;
техник.

Для роли «Техник» можно дополнительно настроить области видимости.

Как посмотреть заказанные пропуска

В меню слева нажмите «Пропуска»

В этом разделе находятся все пропуска, заказанные жителями через мобильное приложение и пропуска, созданные в данном разделе.

Пропуска разделены на две вкладки: «Гости», «Транспорт».

На вкладках можно производить поиск по всем полям.

Вкладка «Гости» содержит информацию:

уникальный номер пропуска;
адрес;
заявитель;
гость ФИО;
дата посещения с информацией истек или нет;
статус: «Оформлен», «На территории», «Закрыт», «Отменен». Статус любого пропуска можно изменить на этой же странице.

Вкладка «Транспорт» содержит информацию:

уникальный номер пропуска;
адрес;
заявитель;
гос номер;
дата посещения с информацией истек или нет;
статус: «Оформлен», «На территории», «Закрыт», «Отменен». Статус любого пропуска можно изменить на этой же странице.

На любой пропуск можно нажать и попасть в карточку пропуска со следующей информацией:

дата оформления;
источник оформления: мобильное приложение жителя/раздел «пропуска»;
комментарий, указанный при оформлении;
номер машиноместа, указанный при оформлении (для транспорта);
статус и дата последнего изменения.

Статус можно менять как в карточке пропуска, так и на главной странице.

Пропуск может создать:

Сотрудник управляющей компании из раздела «Пропуска» с любой ролью, кроме роли Подрядчик.
Житель из мобильного приложения (при условии, что управляющая организация настроила для него такую возможность, и он попадает под произведенные настройки).

Как создать пропуск в CRM

Внизу страницы с пропусками нажмите на кнопку «Добавить пропуск».
Выберите, какой вид пропуска хотите создать: На человека/На транспорт.
В открывшейся карточке пропуска заполните поля:

адрес — выберите из списка;
помещение — выберите из списка;
заявитель — если на адресе есть зарегистрированный контакт, то появится автоматически. Напротив него поставьте точку. Если контакта нет, нажмите «Добавить контакт» и заполните телефон и ФИО клиента, который оформляет пропуск;
на кого пропуск: телефон и ФИО;
дата посещения (дата не может быть раньше сегодняшнего дня);
комментарий (необязательное поле).

В карточке пропуска на транспорт вместо информации о госте заполните «Данные транспортного средства»:

гос номер (нет установленного формата);
марка — выберите из списка (необязательное поле);
цвет — выберите из списка (необязательное поле);
№ машиноместа (необязательное поле).