Пропуска

Пропуска — это новый сервис, предназначенный для управления разовыми пропусками на объекты с закрытой территорией. Разовый пропуск действует только на дату, указанную при его оформлении. 

В этой статье мы подробно расскажем о процедуре подключения и настройки сервиса на платформе Doma.ai, а также о том, как использовать его в работе.

Как подключить сервис

Подключить сервис могут только сотрудники с ролью «Администратор».

  1. В меню слева нажмите «Сервисы».
  2. Выберите сервис «Пропуска».
  3. Нажмите на кнопку «Подключить».

Как настроить сервис

Настроить сервис могут сотрудники с ролями: «Администратор», «Управляющий» и «Диспетчер».

После настройки сервиса на платформе, он появится у жителей в мобильном приложении в течение одного-двух часов. 

Изменения в текущих настройках тоже проходят в течение одного - двух часов.

  1. В меню слева нажмите «Пропуска» — появится карточка настройки.

  1. Заполните поля (все поля являются обязательными для заполнения).
  • Адреса — можно выбрать один адрес и задать для него свои настройки; можно выбрать все адреса с одинаковыми настройками.
  • Кто может оформить пропуск — выберите, какие жители смогут оформлять пропуск в мобильном приложении: любой житель или верифицированный.
  • Виды пропусков — выберите, какие виды пропусков могут быть на объекте: на транспорт, на человека, оба варианта.
  1. Нажмите «Сохранить».

После первой настройки в сервисе «Пропуска» появится раздел «Настроенные пропуска». Справа от названия появится переключатель: Заказанные пропуска/Настроенные пропуска.

В разделе «Настроенные пропуска» можно:

  • добавить новый адрес;
  • отредактировать ранее созданные настройки;
  • удалить адрес из сервиса пропусков.
  1. Чтобы отредактировать ранее созданные настройки или удалить адрес  из сервиса пропусков:
  • нажмите на запись; 
  • в карточке настроек выберите необходимое действие и нажмите на кнопку.

Кто может работать с пропусками в разделе «Пропуска» на платформе

Работать с пропусками в разделе «Пропуска» на платформе могут сотрудники со следующими ролями:

  • администратор;
  • диспетчер;
  • управляющий;
  • техник.

Для роли «Техник» можно дополнительно настроить области видимости.

Как посмотреть заказанные пропуска 

  1. В меню слева нажмите «Пропуска»

В этом разделе находятся все пропуска, заказанные жителями через мобильное приложение и пропуска, созданные в данном разделе.

Пропуска разделены на две вкладки: «Гости», «Транспорт». 

На вкладках можно производить поиск по всем полям. 

Вкладка «Гости» содержит информацию:

  • уникальный номер пропуска;
  • адрес; 
  • заявитель;
  • гость ФИО;
  • дата посещения с информацией истек или нет;
  • статус: «Оформлен», «На территории», «Закрыт», «Отменен». Статус любого пропуска можно изменить на этой же странице.

Вкладка «Транспорт» содержит информацию:

  • уникальный номер пропуска;
  • адрес; 
  • заявитель;
  • гос номер;
  • дата посещения с информацией истек или нет;
  • статус: «Оформлен», «На территории», «Закрыт», «Отменен». Статус любого пропуска можно изменить на этой же странице.

На любой пропуск можно нажать и попасть в карточку пропуска со следующей информацией:

  • дата оформления;
  • источник оформления: мобильное приложение жителя/раздел «пропуска»;
  • комментарий, указанный при оформлении;
  • номер машиноместа, указанный при оформлении (для транспорта);
  • статус и дата последнего изменения.

Статус можно менять как в карточке пропуска, так и на главной странице.

Пропуск может создать:

  • Сотрудник управляющей компании из раздела «Пропуска» с любой ролью, кроме роли Подрядчик.
  • Житель из мобильного приложения (при условии, что управляющая организация настроила для него такую возможность, и он попадает под произведенные настройки).

Как создать пропуск в CRM

  1. Внизу страницы с пропусками нажмите на кнопку «Добавить пропуск».
  2. Выберите, какой вид пропуска хотите создать: На человека/На транспорт.

  3. В открывшейся карточке пропуска заполните поля:
  • адрес — выберите из списка;
  • помещение — выберите из списка;
  • заявитель — если на адресе есть зарегистрированный контакт, то появится автоматически. Напротив него поставьте точку. Если контакта нет, нажмите «Добавить контакт» и заполните телефон и ФИО клиента, который оформляет пропуск;
  • на кого пропуск: телефон и ФИО;
  • дата посещения (дата не может быть раньше сегодняшнего дня);
  • комментарий (необязательное поле).

В карточке пропуска на транспорт вместо информации о госте заполните «Данные транспортного средства»:

  • гос номер (нет установленного формата);
  • марка — выберите из списка (необязательное поле); 
  • цвет — выберите из списка (необязательное поле);
  • № машиноместа (необязательное поле).

Мы вам помогли? Спасибо за обратную связь Произошла какая-то проблема, пожалуйста, попробуйте еще раз